1. Kiedy ręczna robota zaczyna kosztować więcej niż wygodę
Znasz to. Faktura przychodzi mailem, ktoś ją drukuje albo zapisuje w osobnym folderze, potem przepisuje pozycje do arkusza, żeby na koniec miesiąca w ogóle wiedzieć, ile wydała firma. Klient dzwoni, bo nie dostał potwierdzenia zamówienia, mimo że ktoś na pewno je wysłał, tylko akurat tego dnia był urlop albo nawał pracy. Termin płatności przechodzi bez śladu, bo nikt nie ustawił przypomnienia, tylko trzymał to w głowie razem z dziesiątkami innych spraw.
To jest właśnie ten moment, w którym warto pomyśleć o automatyzacji procesów w firmie. Nie dlatego, że to modne hasło z konferencji, tylko dlatego, że każda z tych sytuacji kosztuje realny czas i realne pieniądze, tylko rozłożone na tyle drobnych momentów w tygodniu, że łatwo tego nie zauważyć. Według badania Smartsheet ponad 40% pracowników biurowych spędza co najmniej ćwierć tygodnia pracy na ręcznych, powtarzalnych zadaniach, a blisko 60% ocenia, że automatyzacja oddałaby im kilka godzin tygodniowo. To dane z amerykańskiego rynku i sprzed kilku lat, więc nie przenoszę ich wprost na polską małą firmę, ale kierunek jest ten sam, co widzę u klientów w Poznaniu i Wielkopolsce. Z danych GUS dla Wielkopolski wynika zresztą, że niemal wszystkie firmy w regionie mają dziś szybki internet, ale z chmury korzysta już tylko połowa, a z automatycznej analityki danych jedna czwarta. Narzędzia są dostępne, tylko mało kto realnie je wykorzystuje do odciążenia własnej pracy.
Ten artykuł nie jest o tym, żeby zautomatyzować wszystko naraz. Jest o tym, od czego zacząć, jakie procesy w małej i średniej firmie najczęściej faktycznie warto zautomatyzować, i jakich błędów lepiej uniknąć, zanim zapłacisz za narzędzie, które i tak wyląduje nieużywane.
2. Czym właściwie jest automatyzacja procesów biznesowych
Automatyzacja procesów w praktyce oznacza, że powtarzalna czynność, którą dziś robi człowiek ręcznie, zaczyna się dziać sama, na podstawie ustalonych reguł. Nic bardziej skomplikowanego. Czasem to prosty skrypt, który raz dziennie pobiera dane z jednego systemu i wkłada je do drugiego. Czasem integracja, czyli połączenie dwóch narzędzi tak, żeby wymieniały się danymi bez udziału człowieka (jeśli usłyszysz przy okazji termin integracja API, chodzi po prostu o to, że dwa programy komunikują się ze sobą bezpośrednio, zamiast żeby ktoś ręcznie przepisywał dane z jednego do drugiego). A czasem to już pełny przepływ pracy, czyli kilka takich kroków połączonych w łańcuch, gdzie zakończenie jednej czynności automatycznie uruchamia kolejną.
Różnica między tymi trzema poziomami ma znaczenie praktyczne. Prosty skrypt czy integracja to zwykle tanie i szybkie wdrożenie, które można ocenić po tygodniu czy dwóch. Pełny przepływ pracy obejmujący kilka systemów i kilka etapów to już większy projekt, więc lepiej się do niego zabierać dopiero wtedy, gdy pojedyncze automatyzacje już się sprawdziły. Więcej o tym, jak to wygląda w praktyce w naszych wdrożeniach, opisujemy na stronie usługi automatyzacji procesów.
Warto też odróżnić automatyzację procesów od cyfryzacji firmy, czyli przejścia z papieru i rozsypanych arkuszy na jedno, uporządkowane narzędzie cyfrowe. Cyfryzacja to zwykle pierwszy krok, automatyzacja to drugi. Trudno automatyzować coś, co jeszcze istnieje głównie na kartkach albo w kilkunastu niepowiązanych ze sobą plikach, więc jeśli Twoja firma jest jeszcze na etapie porządkowania samych narzędzi, to naturalna kolejność, nie powód do zniechęcenia.
3. Które procesy w małej i średniej firmie najczęściej warto zautomatyzować
Nie każdy proces w firmie nadaje się do automatyzacji, i nie każdy się opłaca. Najlepiej sprawdzają się te, które są powtarzalne, oparte na jasnych regułach, i które dziś zajmują komuś czas, zamiast wymagać jego uwagi czy oceny. Gorzej sprawdzają się procesy, w których każda sprawa jest inna i wymaga oceny konkretnej sytuacji, bo tam automatyzacja albo się nie sprawdzi, albo wymaga znacznie więcej pracy na starcie, niż się wydaje. W praktyce, patrząc na firmy, z którymi pracujemy, najczęściej wracają cztery obszary.
Obieg faktur i dokumentów
Faktura, która trafia mailem, może automatycznie lądować w odpowiednim folderze, zostać opisana, i trafić do osoby, która ją akceptuje, bez ręcznego przekazywania załączników. To jedno z prostszych wdrożeń automatyzacji dokumentów i faktur, a jednocześnie jedno z tych, które najszybciej widać w codziennej pracy, bo znika cały etap szukania, kto ma dany dokument zatwierdzić.
Raporty zamiast ręcznego zestawiania danych w Excelu
Jeśli ktoś w firmie raz w tygodniu albo raz w miesiącu siada i ręcznie zbiera dane z kilku źródeł do jednego arkusza, to jest dokładnie ten typ pracy, który da się zautomatyzować niemal bez wyjątków. Zestawienie sprzedaży, stanu magazynu czy płatności może się generować samo, o ustalonej porze, na podstawie danych, które już i tak są w systemach firmy.
Powiadomienia i przypomnienia
Termin płatności, kończąca się umowa, brak odpowiedzi klienta po ofercie. To wszystko można ustawić raz, jako regułę, zamiast pamiętać o tym ręcznie. Prostota tego rozwiązania jest myląca, bo efekt bywa spory: mniej przeoczonych terminów, mniej sytuacji, w których klient czeka na odpowiedź dłużej, niż powinien.
Integracje między systemami
Poczta, arkusze, system sprzedaży, czasem osobne narzędzie do fakturowania. Jeżeli te systemy nie rozmawiają ze sobą, ktoś musi być tym łącznikiem i ręcznie przenosić dane między nimi. Integracja między systemami eliminuje właśnie tę rolę, tak żeby dane wpisane raz, w jednym miejscu, pojawiały się automatycznie tam, gdzie są potrzebne.
4. Co pokazuje praktyka
Nie chcę tu podawać wyssanych z palca liczb, więc zamiast fikcyjnego studium przypadku napiszę wprost, co widzę powtarzalnie u klientów. Największa oszczędność czasu nie bierze się z jednego spektakularnego wdrożenia, tylko z usunięcia kilku drobnych, codziennych czynności, które osobno wyglądają na drobiazg, a razem zjadają całe godziny w tygodniu. Osoba, która nie musi już ręcznie przepisywać danych z faktur czy pilnować terminów w głowie, ma tę samą liczbę godzin pracy, tylko wykorzystaną gdzie indziej, zwykle tam, gdzie firma faktycznie zarabia.
Podobny wniosek płynie z ankiety Zapier wśród pracowników wiedzy w USA, gdzie osoby korzystające z automatyzacji w pracy deklarowały odzyskanie od kilku do kilkunastu godzin tygodniowo, w zależności od działu, a jako główny powód wdrożenia najczęściej wskazywały właśnie oszczędność czasu. Traktuję to jako ilustrację skali problemu, nie jako gwarancję konkretnego wyniku dla Twojej firmy, bo to zawsze zależy od tego, ile ręcznej pracy faktycznie da się zdjąć z konkretnych osób. To realny, uśredniony obraz z pracy z klientami, nie gotowe studium przypadku z konkretnymi liczbami.
Wolę napisać to wprost, zamiast wymyślać efektowną liczbę tylko po to, żeby artykuł brzmiał mocniej. Jeśli kiedyś podamy tu konkretny przykład, będzie to prawdziwy, zanonimizowany klient, z realną liczbą godzin czy złotówek, a nie szacunek na oko.
5. Od czego zacząć, krok po kroku
Największym błędem na starcie jest próba zautomatyzowania wszystkiego naraz. Znacznie lepiej sprawdza się mniejsza, uporządkowana ścieżka.
- Zrób krótki przegląd własnych procesów. Nie trzeba od razu formalnego audytu, wystarczy spisać, jakie czynności w firmie powtarzają się co tydzień albo co miesiąc i ile czasu realnie zajmują.
- Wybierz jedną, może dwie „szybkie wygrane”, czyli procesy proste do zautomatyzowania i jednocześnie uciążliwe na co dzień, zamiast od razu planować duże wdrożenie obejmujące kilka systemów naraz.
- Wdróż wybrane rozwiązanie i przetestuj je na realnej pracy, nie tylko na papierze.
- Obserwuj efekt przez kilka tygodni, zanim zdecydujesz, co automatyzować dalej. Dopiero sprawdzone pierwsze wdrożenie daje sensowny punkt odniesienia do kolejnych.
Taka kolejność ma jedną istotną zaletę. Jeśli pierwsza automatyzacja się nie sprawdzi, strata jest niewielka, a wnioski i tak zostają. Jeśli od razu postawisz na duży, wielosystemowy przepływ pracy, błąd na starcie kosztuje znacznie więcej, zarówno czasu, jak i pieniędzy.
6. Najczęstsze błędy przy automatyzacji
Pierwszy i najczęstszy błąd to automatyzowanie bałaganu zamiast najpierw go uporządkować. Jeśli dane w firmie dziś leżą w kilku niespójnych arkuszach, w różnych formatach, z różnymi błędami, to automatyzacja tylko szybciej rozprowadzi ten sam bałagan po większej liczbie miejsc. Zanim połączysz systemy, warto najpierw ustalić, gdzie dane mają być prowadzone i w jakim formacie.
Drugi błąd to brak wsparcia po wdrożeniu. Automatyzacja, która działa dziś, może przestać działać za pół roku, bo zmieni się system, z którym była zintegrowana, albo zmieni się sposób pracy w firmie. Traktowanie wdrożenia jako jednorazowego projektu, bez nikogo, kto potem zareaguje na awarię czy zmianę, prowadzi zwykle do cichego powrotu do ręcznej pracy, tylko już bez wiary, że automatyzacja w ogóle ma sens.
Trzeci błąd to wybór zbyt skomplikowanego narzędzia na start. Rozbudowana platforma z dziesiątkami funkcji, z których realnie potrzebujesz dwóch, oznacza dłuższe wdrożenie, wyższy koszt i więcej rzeczy, które mogą się zepsuć. Prostsze rozwiązanie, dopasowane do jednego konkretnego procesu, zwykle wygrywa na starcie, nawet jeśli wygląda mniej efektownie.
Wszystkie trzy błędy mają jedną wspólną cechę. Biorą się z pośpiechu, z chęci załatwienia sprawy od razu i w całości, zamiast krok po kroku. W automatyzacji, tak jak przy porządkowaniu każdej innej części firmy, cierpliwość na starcie zwykle wychodzi taniej niż poprawianie skutków pośpiechu później.
7. Podsumowanie
Automatyzacja procesów w firmie nie musi oznaczać dużego, kosztownego projektu na start. Najczęściej zaczyna się od jednej uciążliwej, powtarzalnej czynności, którą da się zdjąć z barków konkretnej osoby, i od tego, żeby po prostu zacząć, zamiast czekać na idealny moment albo idealne narzędzie.
Zastanawiasz się, które procesy w Twojej firmie dałoby się odciążyć? Jestem założycielem i jedyną osobą stojącą za Ralkom, więc każdą taką rozmowę prowadzę osobiście, bez pośredników i bez gotowych szablonów sprzedażowych. Napisz przez stronę kontaktu, chętnie przejrzymy to razem i powiemy szczerze, czy i od czego warto zacząć.