Klient i kontekst
PoznanKsiegowosc.pl co miesiąc wystawia faktury dla wielu klientów w systemie ERP Optima. Każdą trzeba było wysłać osobnym mailem, z ręcznie dołączonym plikiem PDF.
Wyzwanie
Wysyłka faktur do wszystkich klientów zajmowała około godziny, mail po mailu, załącznik po załączniku. Przy kilkudziesięciu klientach to była powtarzalna, żmudna praca co miesiąc, podatna na pomyłki, jak pominięcie kogoś albo załączenie złego pliku.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy aplikację webową zintegrowaną z ERP Optima. W osobnym panelu Pani Ela jednym kliknięciem wysyła gotowe maile z wygenerowanym dokumentem faktury VAT z KSEF, bezpośrednio z firmowej skrzynki pocztowej.
Przebieg
Pełne wdrożenie, od integracji z Optima po panel wysyłki, zajęło tydzień. Po stronie biura nic się nie zmieniło w sposobie wystawiania faktur, zmieniło się tylko to, co dzieje się z nimi później.
Rezultaty
Wysyłka, która wcześniej zajmowała godzinę ręcznej pracy, dziś to jedno kliknięcie i około dwóch minut, w tym kilkadziesiąt maili wychodzących w tempie 40 na minutę. Aplikacja wdrożona w tydzień eliminuje ryzyko pominięcia klienta albo załączenia złego pliku.
