Klient i kontekst
R-Backup powstał z potrzeb firm, którymi opiekuję się na co dzień. W typowej małej firmie najcenniejsze dane leżą w trzech miejscach. Księgowość albo system ERP działa na bazie SQL Server, dokumenty są w folderach na serwerze, a coraz więcej plików trafia do Microsoft 365. Każde z tych miejsc wymagało dotąd osobnego pomysłu na kopię zapasową, a często nie miało żadnego.
Wyzwanie
Najgorszy scenariusz to poniedziałkowy poranek, w którym serwer nie wstaje albo ktoś przez pomyłkę skasował folder z umowami, i dopiero wtedy wychodzi na jaw, że backup od miesięcy się nie robił. Firmy potrzebowały rozwiązania, które obejmie wszystkie ważne dane naraz, będzie działać samo, bez pamiętania o czymkolwiek, zaszyfruje dane i zatrzyma je w Unii Europejskiej, a przede wszystkim od razu pokaże, czy kopia jest aktualna.
Rozwiązanie
Zbudowałem R-Backup, rozwiązanie do kopii zapasowych w chmurze, które wdrażam jako część backupu danych firmowych w ramach outsourcingu IT. Jedno narzędzie chroni foldery i udziały na serwerze, bazy Microsoft SQL Server, w tym bazy programów takich jak Optima, oraz biblioteki dokumentów SharePoint. Pracownicy nawet nie zauważają, że kopia się robi. Pliki otwarte w trakcie pracy R-Backup kopiuje z migawki systemu Windows, więc nikt nie musi zamykać programów, a kopia i tak zawiera aktualną wersję dokumentu.
Dane są szyfrowane jeszcze na komputerze klienta, zanim wyjdą do internetu, a klucz zna tylko jego firma. Nie zna go ani operator centrum danych, ani ja, więc księgowość, umowy i dane klientów pozostają poufne zawsze i wobec każdego. Kopie trafiają do centrum danych w Unii Europejskiej, co oznacza mniej formalności przy RODO i jednocześnie kopię poza biurem, której wymaga zasada 3.2.1. Pożar, zalanie czy kradzież sprzętu nie zabiorą firmie danych.
Pewność, że kopia się zrobiła, klient ma jednym spojrzeniem. Każde źródło danych ma na ekranie głównym kafelek z wyraźnym statusem i datą ostatniego udanego backupu, a przy bazach SQL od razu widać, ile baz ma aktualną kopię. Gdy coś wymaga uwagi, ikona w zasobniku zmienia wygląd, a Windows pokazuje powiadomienie z czytelnym komunikatem po polsku. Każde takie zdarzenie trafia też do Dziennika zdarzeń, więc da się je objąć stałym monitoringiem. Przed aktualizacją programu księgowego wystarczy kliknąć Backup teraz, żeby od razu zrobić świeżą kopię.
Kopie robią się w rytmie firmy. Baza księgowości, w której przez cały dzień przybywa faktur, może mieć kopię co godzinę, a folder z dokumentami na przykład o 12:00 i 22:00. Jeśli komputer był wyłączony o zaplanowanej godzinie, R-Backup nadrobi zaległą kopię zaraz po jego uruchomieniu. Porządek w repozytorium utrzymuje się sam. Pełna konserwacja działa w nocy, między 1:00 a 5:00, więc nie spowalnia internetu w godzinach pracy.
Na start każdy klient dostaje repozytorium 1 TB, które rozszerzam razem z rozwojem firmy, bez zmiany narzędzia i bez zaczynania kopii od nowa. To miejsce starcza na znacznie więcej, niż się wydaje. R-Backup kompresuje dane i każdy fragment pliku przechowuje tylko raz, więc klient ma nie tylko dzisiejszy stan danych, ale też możliwość cofnięcia się do wersji sprzed tygodni i miesięcy. W ustawieniach zawsze widać, ile miejsca zajmują kopie i ile danych chronią, dzięki czemu rozszerzenie planuje się z wyprzedzeniem.
Przebieg
Całe wdrożenie biorę na siebie. Zaczynamy od krótkiej rozmowy o tym, które dane są dla firmy krytyczne, żeby nic ważnego nie zostało bez ochrony. Potem instaluję R-Backup jako usługę Windows, która działa w tle od startu systemu, także wtedy, gdy nikt nie jest zalogowany, więc na serwerze kopie robią się zawsze. Tworzę zaszyfrowane repozytorium, razem z klientem ustalamy bezpieczne miejsce na hasło i konfiguruję kopie folderów, baz SQL i bibliotek SharePoint z harmonogramem oraz zasadami przechowywania. Pierwszą pełną kopię planuję tak, żeby nie przeszkadzała w pracy, a na koniec robimy próbne przywrócenie pliku i bazy. Ustawienia są zabezpieczone, do aplikacji mają dostęp tylko wskazane osoby, więc przypadkowy pracownik niczego nie wyłączy.
Rezultaty
Klient dostaje gotowy, działający i sprawdzony backup, o którym nie musi pamiętać. Wszystkie ważne dane firmy są chronione w jednym miejscu, zaszyfrowane i bezpieczne w Unii Europejskiej, a stan kopii widać od razu, zamiast odkrywać problem w dniu awarii. R-Backup jest w cenie dla firm, którymi opiekuję się w ramach outsourcingu IT, a jako osobna usługa jest dostępny w abonamencie miesięcznym albo rocznym. Jeśli chcesz, żeby dane twojej firmy były chronione w ten sposób, napisz do mnie.
